- Dans quel cas est-il nécessaire de légaliser un document?
Un document est sujet à la légalisation lorsqu'un document délivré dans un pays (par exemple en Ukraine) doit être soumis aux autorités compétentes d'un autre pays (au Canada ou en Angleterre, par exemple).
En d'autres termes, pour que le document ait force de loi dans un pays différent du pays de publication, il doit être légalisé. Une exception concerne uniquement les pays entre lesquels il existe une relation contractuelle internationale relative à l'abolition de la légalisation des documents délivrés sur le territoire des pays contractants.
- Comment peut-être une légalisation?
Selon le pays dans lequel le document doit être présenté, la légalisation peut être divisée en deux types:
- Apposition de l'apostille (procédure simplifiée de légalisation de documents).
L'apostille est apposée sur un document qui sera utilisé dans un pays faisant partie des pays signataires de la Convention de La Haye. La signature de la convention prévoit un accord entre les pays participants sur la suppression des exigences de la légalisation consulaire des documents officiels étrangers destinés à être utilisés sur leur territoire.
- Légalisation consulaire (légalisation complète des documents).
Si le pays ne figure pas sur la liste des pays participant à la Convention de La Haye, un document publié dans ce pays nécessite la mise en œuvre de sa légalisation consulaire auprès de l'ambassade du pays où il est prévu de présenter ce document.
- Qu'est-ce qu'une apostille?
Apostille est un cachet spécial officiel apposé sur un document appelé «Apostille» (dans certains pays, il s'agit d'une feuille séparée jointe à un document) et est apposé par l'autorité compétente de l'État dans lequel le document est rédigé. L'apostille, à présent, certifie l'authenticité des signatures des responsables, la validité des empreintes digitales et des sceaux apposés sur le document, ce qui confirme la force du document sur le territoire des États parties à la Convention de La Haye.
- Qu'est-ce que la légalisation consulaire?
La légalisation consulaire est le processus de certification d’un document officiel, dont le but est de confirmer la validité du document en vue de son éventuelle utilisation dans un autre pays (par exemple, différent du pays de délivrance), si ce pays n’est pas partie à la Convention de La Haye.
La différence entre la légalisation consulaire et l'apostille est la procédure de mise en œuvre de la légalisation elle-même. Si l'apposition de l'apostille nécessite l'imposition d'un tampon portant le nom Apostille, la légalisation consulaire appose plusieurs tampons sur le document, qui sont placés dans l'ordre voulu dans le pays de délivrance du document et la dernière étape est la certification du document par le consul du pays pour lequel ce document est préparé.
- Dois-je traduire un document et à quelle étape?
Vous devez toujours traduire un document si la langue officielle du pays dans lequel le document est publié diffère de la langue du pays dans lequel le document sera utilisé.
En cas de légalisation du document par apposition de l'apostille, nous vous recommandons de traduire dans le pays pour lequel l'apostille est apposée. Cela vous évitera des étapes supplémentaires pour légaliser la traduction elle-même et vous permettra également de traduire le document plus correctement, car c’est la langue maternelle des traducteurs qui connaissent mieux les exigences de traduction de leur pays.
Si le document passe par une légalisation complète (légalisation consulaire), il est soumis à une traduction préalable obligatoire. Cela est dû au fait que le consul du pays respectif ne peut certifier un document sans traduction, car un document sans traduction risque de ne pas être compréhensible pour lui.
- Comment se passe la traduction d'un document étranger en Ukraine?
Un document étranger, qui doit être officiellement présenté à l'un ou l'autre des organes de l'État ukrainien, doit être légalisé et traduit dans la langue de l'État (l'ukrainien).
Une traduction officielle en Ukraine ne peut être effectuée que par un traducteur titulaire d'un diplôme d'Etat et confirmant sa qualification de traducteur d'une langue donnée. Pour confirmer l'exactitude de la traduction et l'autorité du traducteur qui a fait la traduction du document, une telle traduction signée par le traducteur doit être certifiée par un notaire. Le notaire vérifie de manière indépendante les qualifications du traducteur et l'exactitude de son diplôme et enregistre les traducteurs dans sa base de données. Par conséquent, la traduction officielle du document peut être effectuée par ce traducteur, qui se trouve dans la base de données du notaire avec lequel il collabore.
- Que se passe-t-il si j'ai besoin d'une procuration pour un représentant en Ukraine?
La procuration permet de représenter vos intérêts en Ukraine uniquement si elle est dûment signée (certifiée par un notaire et légalisée) et si le texte de la procuration est conforme aux exigences et aux normes du droit ukrainien.
Pour rédiger une procuration en dehors de l'Ukraine, nous vous recommandons de respecter la séquence d'actions suivante *:
- Commandez l’élaboration d’un texte (projet) de procuration par un avocat qui réponde à vos besoins et aux objectifs de l’utilisation d’une telle procuration. Il est parfois conseillé d’obtenir le texte de la procuration auprès d’un notaire particulier, si la procuration est conçue spécifiquement pour certaines actions notariales du même notaire (par exemple, l’achat d’un appartement).
- Le projet de procuration reçu des avocats ukrainiens doit être certifié par un notaire public dans votre pays de résidence.
- Ordre apostille apposant la procuration (dans de nombreux pays, les informations sur ce service seront fournies par un notaire public qui certifie la procuration).
- Transférer la procuration originale à un mandataire en Ukraine. En Ukraine, une procuration ne peut représenter les intérêts du commettant que si la procuration d'origine dûment signée est présentée.
- Traduire en ukrainien la procuration et l'apostille du traducteur, dont l'autorité est certifiée par un notaire. Cette action finale peut être effectuée par procuration en Ukraine, après réception de la procuration d'origine.
Remarque: La meilleure option pour élaborer un projet de procuration est une procuration bilingue, c’est-à-dire qu’elle est rédigée à la fois en ukrainien et dans la langue du pays de résidence du mandant. Vous évitez ainsi des problèmes de traduction. Si un notaire étranger refuse de certifier une procuration bilingue, ce qui vaut la peine de demander l’avance, nous pensons qu’il sera alors souhaitable de traduire le projet de procuration dans la langue officielle du pays où le mandant est situé en Ukraine.
* La liste d'actions spécifiée ne convient que si les deux pays sont parties à la Convention de La Haye.
- Que faut-il légaliser: l'original ou la copie?
Vous pouvez légaliser à la fois l'original et une copie notariée du document original. En notifiant une copie du document, le notaire confirme sa conformité à l'original. L’original légalisé et la copie notariée légalisée auront dans la plupart des cas le même effet juridique. Ainsi, vous pouvez éviter de perdre le document d'origine en raison de son transfert à des personnes non autorisées ou du non-retour de certaines structures étatiques (non-étatiques). Mais, il est toujours utile de demander s'ils accepteront une copie, et non l'original, à la destination du document.
- Procuration au consulat d'Ukraine comme alternative à la légalisation.
Les institutions diplomatiques et consulaires de l’Ukraine peuvent accomplir les actes notariés prévus par la législation ukrainienne dans leur pays de résidence. Autrement dit, une procuration peut être notifiée au consulat d'Ukraine sur le lieu de séjour de la personne.
Il est important de noter que le département consulaire doté de tels pouvoirs est situé dans la plupart des pays, mais il est utile de préciser à l’avance les pouvoirs du département consulaire dans le pays de résidence du mandant, si cette façon de procéder est choisie.
Faire une procuration au consulat d'Ukraine peut réduire considérablement le temps et son coût. Cela se fait particulièrement sentir lors de la délivrance d'une procuration dans des pays ne figurant pas sur la liste des pays participant à la Convention de La Haye, et la légalisation simplifiée (apposition d'une apostille) n'y fonctionne pas.
Le consul accepte le projet de procuration rédigé en ukrainien. Par conséquent, le texte pré-compilé de la procuration des avocats en Ukraine répondra au mieux aux exigences et aux besoins pour une utilisation ultérieure de cette procuration. La procuration est rédigée en ukrainien et certifiée conforme par le consul d'Ukraine. À l'avenir, elle n'a pas besoin de traduction ni de légalisation, ce qui constitue une bonne alternative à la procédure de délivrance d'une procuration avec sa légalisation complète ultérieure.
- Si le document est délivré en Ukraine, mais qu'il est nécessaire de le présenter en dehors de l'Ukraine.
Tout d’abord, vous devez savoir dans quel pays il est prévu d’utiliser le document qui a été publié en Ukraine. Si ce pays est inclus dans la liste des pays participant à la Convention de La Haye, il suffit alors de mettre une apostille sur le document. Si le pays ne figure pas dans cette liste, le document doit alors être légalisé. Je note également que tous les documents officiels ne peuvent pas être légalisés. Les documents ayant le caractère de correspondance, les copies de passeports ou de cahiers de travail, les identifiants militaires, ainsi que les documents délivrés par les missions diplomatiques d'Ukraine à l'étranger et les documents administratifs directement liés aux opérations commerciales ou douanières ne sont pas soumis à la légalisation.