1. În ce caz este necesar să legalizați documentul?

Un document este legalizat atunci când un document emis într-o țară (de exemplu, în Ucraina) trebuie trimis autorităților relevante dintr-o altă țară (de exemplu, în Canada sau Anglia).

Cu alte cuvinte, pentru ca un document să aibă forță juridică într-o țară diferită de țara emiterii sale, documentul trebuie legalizat. Singurele excepții sunt acele țări în care există relații internaționale de tratate privind abolirea punerii în aplicare a legalizării documentelor emise pe teritoriul țărilor contractante.

2. Ce este legalizarea?

În funcție de țara în care este planificată prezentarea documentului, legalizarea poate fi împărțită în două tipuri:

• Apostille (procedură simplificată pentru legalizarea documentelor).

Apostila este aplicată unui document care va fi folosit într-o țară care se numără printre țările membre care au semnat Convenția de la Haga. Semnarea Convenției prevede un acord între țările membre pentru a elimina cerințele legalizării consulare a documentelor oficiale străine pentru a fi utilizate pe teritoriul lor.

• Legalizarea consulară (legalizarea completă a documentelor).

Dacă o țară nu este inclusă în lista țărilor participante la Convenția de la Haga, un document emis în țara respectivă necesită implementarea legalizării sale consulare la ambasada țării în care documentul este programat să fie prezentat.

3. Ce este apostila?

Apostila este o ștampilă oficială specială pe un document numit "Apostille" (în unele țări are forma unei foi separate atașate documentului) și este aplicată de autoritatea competentă a statului în care este întocmit documentul. Apostila, acum, atestă autenticitatea semnăturilor funcționarilor, validitatea ștampilelor și sigiliilor imprimate cu care este aplicat documentul, ceea ce confirmă puterea documentului pe teritoriul statelor părți la Convenția de la Haga.

4. Ce este legalizarea consulară?

Legalizarea consulară este o procedură de certificare a unui document oficial care are scopul de a confirma validitatea unui document pentru posibilitatea utilizării acestuia în altă țară (diferită de țara emiterii sale), în cazul în care această țară nu este parte la Convenția de la Haga.

Legalizarea consulară diferă de apostila în procedura de legalizare în sine. Dacă o apostilare prevede impunerea unei singure ștampile cu numele Apostille, atunci legalizarea consulară introduce mai multe ștampile pe un document care sunt aplicate într-o secvență obligatorie în țara de eliberare a documentului, iar etapa finală este certificarea documentului de către consulul țării pentru care este pregătit acest document.

5. Trebuie să traduc documentul și în ce etapă?

Este întotdeauna necesar să traduceți un document dacă limbajul de stat din țara de eliberare a documentului diferă de limba țării în care documentul va fi utilizat.

În cazul legalizării documentului prin aplicarea unui apostil, vă recomandăm să efectuați un transfer în țara pentru care apostila este aplicată. Acest lucru va contribui la evitarea unor acțiuni suplimentare de legalizare a traducerii în sine și la o traducere mai corectă a documentului, deoarece traducătorii care vorbesc limba maternă și cunosc cerințele traducerii în propria țară vor traduce.

Dacă documentul transmite o legalizare completă (legalizarea consulară), atunci este supusă traducerii obligatorii prealabile. Acest lucru se datorează faptului că consulul țării în cauză nu poate certifica un document care nu are o traducere, deoarece un document fără traducere poate fi de neînțeles pentru el.

6. Cum este traducerea unui document străin în Ucraina?

Un document străin care trebuie trimis în mod oficial la unul sau altul dintre organele de stat ale Ucrainei trebuie legalizat în mod necesar și tradus în limba de stat (ucraineană).

O traducere oficială în Ucraina poate fi efectuată numai de un traducător care are o diplomă de stat care confirmă calificarea sa ca traducător dintr-o anumită limbă. Pentru a confirma autenticitatea traducerii și a competențelor traducătorului care a făcut traducerea documentului, o astfel de traducere cu semnătura traducătorului trebuie să fie legalizată. Notarul verifică independent calificările translatorului și autenticitatea diplomei sale și intră în traducători în baza de date. Prin urmare, traducerea oficială a documentului se poate face cu traducătorul care se află în baza de date a notarului cu care acesta cooperează.

7. Ce trebuie să faceți dacă aveți nevoie de o împuternicire pentru un reprezentant în Ucraina?

Procura vă permite să vă reprezentați interesele pe teritoriul Ucrainei numai dacă este executată în mod corespunzător (asistată de un notar și legalizată), iar textul împuternicirii îndeplinește cerințele și standardele legislației ucrainene.

Pentru a executa o împuternicire în afara Ucrainei, vă recomandăm să respectați următoarea secvență de acțiuni *:

• Să ordonați elaborarea de către avocați a textului (proiectului) de procura care să vă satisfacă nevoile și scopurile pentru utilizarea unei astfel de procuri. Uneori, textul împuternicirii este recomandabil să primească de la un anumit notar, dacă împuternicirea este destinată în mod specific pentru punerea în aplicare a anumitor acțiuni notariale de la același notar (de exemplu, cumpărarea unui apartament).
• Procura primită de la avocații ucraineni va fi certificată de un notar din țara dvs. de reședință.
• A comanda apostila pe procură (în multe țări, notarul însuși va furniza informații despre acest serviciu, care certifică procura).
• Transferarea împuternicirii originale către un avocat din Ucraina. În Ucraina, un mandatar poate reprezenta interesele principalului decât dacă procuratura inițială este prezentată într-o manieră adecvată.
• Traduceți în limba ucraineană procuratura și apostila traducătorului, a cărui autoritate este certificată de un notar. Această acțiune finală poate fi efectuată de un mandatar din Ucraina, după primirea procurii inițiale.

Notă: Cea mai optimă modalitate de a dezvolta un proiect de procură este o putere de împuternicire bilingvă, adică se face simultan în limba ucraineană și limba țării gazdă a principalului, astfel încât să puteți evita problemele legate de traducerea. Dacă un notar străin refuză să certifice o procură bilingvă, care merită să fie solicitată în prealabil, atunci credem că ar fi recomandabil să traducem proiectul de procură în limba oficială a țării unde principalul se află în Ucraina.

* Lista de acțiuni de mai sus este adecvată numai dacă ambele țări sunt membre ale Convenției de la Haga.

8. Ce trebuie legalizat: originalul sau copia?

Puteți legaliza atât originalul, cât și o copie legalizată a documentului original. Prin certificarea unei copii a documentului, notarul confirmă conformitatea cu originalul. În majoritatea cazurilor, copia legalizată originală și legalizată notarială va avea aceeași forță juridică. Astfel, este posibil să se evite pierderea documentului original datorită transferului acestuia către străini sau nereturnării de la acele sau alte structuri de stat (nestatale). Dar, este întotdeauna util să ne întrebăm dacă copia și nu originalul vor fi acceptate la destinația documentului.

9. Înregistrarea împuternicirii în consulatul Ucrainei ca o alternativă la legalizare.

Serviciile diplomatice și consulare ale Ucrainei pot efectua acțiuni notariale prevăzute de legislația Ucrainei în țările în care locuiesc. Aceasta este, notarea de procura se poate face la consulatul Ucrainei la locul de reședință al persoanei.

Este important de remarcat faptul că departamentul consular cu astfel de atribuții este localizat în majoritatea țărilor, dar merită clarificat în prealabil competențele departamentului consular din țara gazdă a directorului dacă este aleasă o astfel de împuternicire.

Înregistrarea împuternicirii în consulatul Ucrainei poate reduce semnificativ timpul și costul său. Acest lucru se întâmplă mai ales atunci când o procura este emisă în țări care nu sunt incluse în lista țărilor participante la Convenția de la Haga, iar legalizarea simplificată (apostila) nu este valabilă acolo.

Consulul acceptă proiectul de procură întocmit în limba ucraineană. Prin urmare, un text pre-compilat al procuraturii de către avocați din Ucraina va satisface maxim cerințele și nevoile pentru utilizarea în continuare a acestei procuri. Procura este întocmită în limba ucraineană și certificată de consulul Ucrainei, iar în viitor nu are nevoie de traducere și legalizare, care este o bună alternativă la procedura de eliberare a unei procuri cu legalizarea completă ulterioară.

10. În cazul în care documentul este emis în Ucraina, dar trebuie să fie prezentat în afara Ucrainei.

În primul rând, trebuie să știți în ce țară este planificată utilizarea documentului, care a fost emis în Ucraina. Dacă această țară este inclusă în lista țărilor care sunt părți la Convenția de la Haga, atunci documentul este suficient doar pentru a pune jos apostila. Dacă țara nu este inclusă în această listă, documentul necesită o legalizare completă. De asemenea, rețineți că nu toate documentele oficiale pot fi legalizate. Documentele de tip corespondență, copii ale pașapoartelor sau registrelor de lucru, bilete militare, precum și documentele emise de instituțiile diplomatice străine ale Ucrainei cu privire la documentele administrative legate direct de operațiuni comerciale sau vamale nu sunt supuse legalizării.

Citește mai mult:

Fondarea s.r.l. ( societatii comerciale cu raspundere limitata)

ÎNREGISTRAREA LOCULUI DE COOPERATIE DE CONSTRUCȚII (CCL)

ÎNREGISTRAREA ASOCIAȚIEI DE CARITATE

INREGISTRAREA INTREPRINDERILOR INDIVIDUALE