1. В каком случае необходимо легализовать документ?
Документ подлежит легализации тогда, когда документ, выданный в одной стране (к примеру, в Украине), необходимо подать в соответствующие органы другой страны (к примеру, в Канаде, Англии и т.д.).
Иными словами, для того, чтобы документ имел юридическую силу в стране, которая отличается от страны его выдачи, документ должен быть легализирован.
Исключением являются только те страны, между которыми существуют международные договора об отмене осуществления легализации документов выданных на территории договаривающихся стран. Это страны, которые подписали Конвенцию СНГ, а именно: Азербайджан, Армения, Казахстан, Киргизия, Молдова, Россия, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Грузия. Также исключением являются страны, которые заключили с Украиной двусторонний договор о правовой помощи по гражданским делам: Болгария, Эстония, Латвия Литва, Македония, Молдова, Польша, Румыния, Чехия, Сербия.
Внимание! Украина приостанавливает свое участие в Конвенции СНГ.
2. Какая бывает легализация?
В зависимости от того, в какой стране запланировано предъявлять документ, легализацию можно разделить на два вида:
- Проставление апостиля (упрощенная процедура легализации документов).
Апостиль проставляется на документе, который будет использоваться в стране, вошедшей в число стран-участниц, подписавших Гаагскую Конвенцию. Подписание Конвенции предусматривает договоренность между странами-участницами об отмене консульской легализации иностранных официальных документов, для использования на их территориях. Вместо консульской легализации, страна, которая выдала документ проставляет так называемый Апостиль, и такой документ можно предъявлять в любой стране-участнице Гаагской Конвенции, без консульской легализации.
- Консульская легализация (полная процедура легализации документов).
Если же страна не входит в перечень стран-участниц Гаагской Конвенции, документ, изданный в этой стране требует осуществления его консульской легализации в посольстве той страны, где запланировано этот документ предъявлять.
3. Что такое апостиль?
Апостиль – это официальный специальный штамп на документе, который называется «Apostille» (в некоторых странах имеет вид отдельного листа прикрепленного к документу), и проставляется компетентным органом государства, в котором составлен документ. Апостиль удостоверяет подлинность подписей должностных лиц, действительность отпечатков штампов и печатей, которыми скреплен документ, чем и подтверждает силу документа на территории государств-участников Гаагской Конвенции.
4. Что такое консульская легализация?
Консульская легализация – это процедура заверения официального документа, целью которой является подтверждение действительности документа для возможности его использования в другой стране, в случае если эта страна не является участником Гаагской Конвенции.
Отличие консульской легализации от апостиля заключается в процедуре осуществления самой легализации. Если проставление апостиля предусматривает наложение одного штампа с названием "Апостиль", то консульская легализация – это проставление нескольких штампов на документе, которые проставляются в четкой последовательности в стране выдачи документа и завершающим этапом является заверение документа консулом страны, для которой готовится этот документ.
Консульская легализация документа предусматривает осуществление большего количества шагов и занимает гораздо больше времени черем проставление апостиля. Ее осуществляет Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Украины.
- Оригиналы официальных документов, выданных органами ЗАГС, предварительно удостоверяются в отделах ЗАЦС Управления государственной регистрации Межрегиональных управлений Министерства юстиции Украины той области, где они выданы.
- Оригиналы официальных документов, выданных отделами ЗАГС Киева, предварительно удостоверяются Центральным отделом ЗАГС Управления государственной регистрации Центрального межрегионального управления Министерства юстиции (г. Киев) по адресу: пр-т Победы, 11.
Документы, заверенные или выданные нотариусами, должны быть надлежащим образом предварительно оформлены в Министерстве юстиции Украины по адресу: г. Киев, ул. Евгения Сверстюка, 15, 1 этаж, - Департамент государственной регистрации и нотариата.
После легализации в Департаменте консульской службы официальные документы должны быть удостоверены в дипломатическом представительстве (консульстве) той страны, где они будут использоваться.
При подаче официальных документов на консульскую легализацию граждане должны подать паспорт и заполняют заявление на совершение консульской легализации.
В случае необходимости подать на легализацию документы, принадлежащие или выписаны на имя другого лица, заявитель должен предоставить заверенную нотариусом доверенность от владельца документов.
За консульскую легализацию уплачивается консульский сбор.
5. Нужно ли делать перевод документа, и на каком этапе?
Переводить документ нужно всегда, если государственный язык в стране выдачи документа отличается от языка страны, где будет использоваться документ.
В случае осуществления легализации документа путем проставления апостиля, мы рекомендуем делать перевод в стране, для которой проставляется апостиль. Это поможет избежать дополнительных действий по легализации самого перевода, а также позволит более корректно перевести документ, ведь переводить будут переводчики, которые являются носителями языка и лучше знают требования к переводу в своей стране.
Если же документ проходит полную легализацию (консульскую легализацию), то он подлежит обязательному предварительному переводу. Это обусловлено тем, что консул соответствующей страны не может заверить документ, который не имеет перевода, ведь документ без перевода может быть непонятным для него.
6. Как происходит перевод иностранного документа в Украине?
Иностранный документ, который необходимо официально предъявить в тех или иных государственных органах Украины, должен быть обязательно легализован и переведен на государственный язык (украинский).
Официальный перевод в Украине может осуществлять только переводчик, который имеет диплом государственного образца, подтверждающий его квалификацию как переводчика с определенного языка. Для подтверждения достоверности перевода и полномочий переводчика, который сделал перевод документа, такой перевод с подписью переводчика, обязательно должен заверить нотариус. Нотариус самостоятельно проверяет квалификацию переводчика и достоверность его диплома и заносит в свою базу переводчиков. Поэтому, официальный перевод документа можно сделать у того переводчика, который есть в базе нотариуса, с которым он сотрудничает.
7. Что делать, если нужна доверенность для представителя в Украине?
Доверенность дает возможность представлять ваши интересы на территории Украины только в том случае, если она надлежащим образом оформлена (засвидетельствована нотариусом и легализована) и текст доверенности соответствует требованиям и нормам украинского законодательства.
Для оформления доверенности за пределами Украины, рекомендуем придерживаться следующей последовательности действий*:
- Заказать разработку текста (проекта) доверенности у юристов, который будет соответствовать вашим потребностям и целям использования такой доверенности. Иногда текст доверенности целесообразно согласовать с конкретным нотариусом, если доверенность предназначена именно для осуществления определенных нотариальных действий у этого нотариуса (например, покупка квартиры).
- Полученный от украинских юристов проект доверенности нужно заверить у нотариуса, в стране вашего пребывания.
- Проставить апостиль на доверенности (во многих странах, информацию об этой услуге предоставит сам нотариус, который заверяет доверенность или Министерство юстиции).
- Передать оригинал доверенности доверенному лицу в Украине. В Украине доверенное лицо может представлять интересы доверителя только в случае предъявления оригинала доверенности, оформленного надлежащим образом.
- Перевести на украинский язык доверенность и апостиль у переводчика, полномочия которого заверяет нотариус. Это завершающее действие может осуществить доверенное лицо в Украине, после получения оригинала доверенности.
Примечание: Самый оптимальный вариант разработки проекта доверенности – это двуязычная доверенность, то есть, сделана одновременно на украинском языке и языке страны пребывания доверителя, таким образом можно избежать проблем с соответствием перевода. Если иностранный нотариус отказывается заверять двуязычную доверенность, о чем стоит поинтересоваться заранее, то считаем, что тогда будет целесообразным осуществить перевод проекта доверенности на официальный язык страны, где находится доверитель, т.е. в Украине.
* Указанный перечень действий подходит только если обе страны являются странами-участницами Гаагской конвенции.
8. Что надо легализовать: оригинал или копию?
Вы можете легализовать как оригинал, так и нотариально заверенную копию оригинала документа. Своим заверением копии документа нотариус подтверждает ее соответствие оригиналу. Легализованный оригинал и легализованная нотариально заверенная копия в большинстве случаев будут иметь одинаковую юридическую силу. Таким образом, можно избежать потери оригинала документа вследствие его передачи посторонним людям или органам власти. Но, всегда стоит поинтересоваться примут ли копию, а не оригинал, по месту использования документа.
9. Оформление доверенности в консульстве Украины в качестве альтернативы легализации.
Дипломатические и консульские учреждения Украины могут осуществлять нотариальные действия, предусмотренные законодательством Украины, в странах их расположения. То есть, доверенность можно заверить в консульстве Украины по месту пребывания лица.
Важно отметить, что консульский отдел с такими полномочиями расположен в большинстве стран, но стоит заранее уточнить полномочия консульского отдела в стране пребывания доверителя, если выбран такой путь оформления доверенности.
Оформление доверенности в консульстве Украины, может значительно сократить время и ее стоимость. Особенно это ощущается при оформлении доверенности в странах, не входящих в список стран-участниц Гаагской конвенции, там где не действует упрощенная легализация (проставление апостиля).
Консул принимает проект доверенности, составленный на украинском языке. Поэтому, заранее составленный текст доверенности юристами в Украине, будет максимально соответствовать требованиям и потребностям для дальнейшего использования этой доверенности. Доверенность составлена на украинском языке и заверенная консулом Украины, в дальнейшем не нуждается в переводе и легализации, что является хорошей альтернативой процедуре оформления доверенности с последующей ее полной легализацией.
10. Если документ выдан в Украине, но предъявить его необходимо за пределами Украины.
В первую очередь, необходимо знать в какой именно стране планируется использовать документ, который выдали в Украине. Если эта страна входит в перечень стран-участниц Гаагской конвенции, то на документ достаточно только проставить апостиль. Если страна не входит в этот перечень, то документ требует полной легализации. Также отмечу, что не все официальные документы возможно легализировать. Не подлежат легализации документы, имеющие характер переписки, копии паспортов или трудовых книжек, военных билетов, а также на документах, выданных заграничными дипломатическими учреждениями Украины, на административных документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.
Читайте также:
Расторжение брака в Украине. Развод иностранных граждан в Украине.
Как восстановить свидетельство о рождении в Украине